Q.保存している会計帳簿が増えて来ましたので、そろそろ書類の整理をと考えています。会計帳簿の制度上の保存期間を教えてください。

A.制度上、会計帳簿の重要度に応じて5年ないし10年の保存期間が定められています。保存期間の違反や会計帳簿への虚偽記載には2千万ドン以下の過料が課されますのでご注意下さい。

①会計帳簿とは

会計帳簿とは、金銭的に捕捉できる法人の取引活動である売上げや仕入れ、資産の購入や売却、負債の調達や返済、資本金の拠出などを記載した帳簿です。この記帳を基に法人の経営成績である損益計算書や財政状態を表す貸借対照表などの財務諸表を作成します。法人は、会計帳簿の記録、管理、保管に責任を負います。複数の事業活動を行う際には各事業ごとに会計帳簿を備えなければなりません。BCC（事業協力契約）など特定のプロジェクトを実施する際も独自に会計帳簿を備える必要があります。会計帳簿への記帳に際しては、勘定科目、摘要などをベトナム語で記載します。英語、日本語などの併記は認められますが、ベトナム語の記載は必須です。通貨単位もベトナムドンが基本となりますが、財務省の認可により外貨による記帳も認められています。経理責任者であるチーフアカウンタントは、会計原則・会計基準を遵守し適正な会計帳簿及び会計証憑を保持する責任を負います。

②保存期間5年の対象書類

経理部門の通常の管理に用いられる書類であるが、記帳や財務諸表の作成に直接用いられない書類に関しては、決算日から少なくとも5年間の保存が求められています。該当書類としては、請求書や倉庫の入庫・出庫記録など、経理部門以外において通常保存される書類等が該当します。

③保存期間10年の対象書類

記帳や財務諸表の作成に直接用いられる会計帳簿、及び、それらに関連する監査報告書は決算日から少なくとも10年間の保存が求められます。その他、10年間の保存が求められる書類としては、固定資産の除却に関連する経理書類、投資関連書類、設立や合併、買収、所有権移転などに関連する書類が含まれます。なお、保存期間の違反や虚偽記載には２千万ドン以下の過料が課されますのでご注意下さい。

④法定保存期間後の書類保管に関して

以上のように制度上の保存期間が定められていますが、企業はその重要性から法定保存期間後も任意の期間を定め、それらの書類を保存することができます。財務諸表や監査報告書、設立関連書類などの重要書類は企業の永久保存書類として通常管理することになります。

今月のまとめ
①会計帳簿とは：売上げや仕入れ、資産の購入や売却、負債の調達や返済、資本金の拠出などを記載した帳簿
②保存期間5年の対象書類：記帳や財務諸表の作成に直接用いられない書類
③保存期間10年の対象書類：記帳や財務諸表の作成に直接用いられる会計帳簿など
④法定保存期間後の書類保管に関して：重要書類は永久保存

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